16+
ComputerPrice
НА ГЛАВНУЮ СТАТЬИ НОВОСТИ О НАС




Яндекс цитирования


Версия для печати

Модуль поиска не установлен.

E-MAIL "под ключ"

10.03.2004

Сергей Антропов

Как знакомство с компьютером начинается с операционной системы, так и Интернет - с провайдера, электронной почты и браузера. Причем для большинства пользователей синонимом E-mail выступает программа Outlook Express - знакомая каждому, на чьем компьютере стоит операционная система Windows. Данная статья посвящена не столько настройкам популярного почтового клиента, сколько организации эффективной работы в любой почтовой программе, а также соблюдении норм сетевого этикета - оказывается, есть и такое понятие.

Собака @ - рознь

Работа с электронной почтой начинается с почтового ящика. Как правило, сотрудникам в организациях стараются выделить отдельный ящик. В крупных компаниях, как правило, принимают единый для всех шаблон. Отделам выделяют один почтовый ящик "на всех", название которого, как правило, связано с выполняемой им функцией, к примеру, sales@сервер.ru или info@сервер.ru для отделов продаж. Управленцам среднего и высшего звена стараются выделить персональный адрес: это либо первая буква имени и полная фамилия ipetrov@сервер.ru или же имя и фамилия через точку ivan.petrov@сервер.ru, что не для всех удобно. Попробуй-ка проделать то же самое с vitaytas.landssbergis. Такой адрес и на визитке не уместится, и по телефону передать будет трудно, не говоря уж о том, чтобы набрать с клавиатуры. В таком случае сотруднику идут навстречу и регистрируют на его имя еще один почтовый ящик с упрощенным адресом, который можно без проблем передать партнеру или коллеге.

Корпоративные ящики, как правило, самые надежные и используются только для деловой переписки. Кстати, по его адресу можно без труда узнать, где работает человек, чем занимается и даже его должность, если она достаточно высока. Сделать это чрезвычайно просто: зайти на сайт компании (ее название обычно присутствует в адресе корпоративного ящика) и перейти в раздел "Руководство". Поэтому лучше не давать свой корпоративный адрес незнакомым людям и тем, кому лучше не знать, где вы работаете.

Для личной переписки с хорошо знакомыми людьми - друзьями или родственниками - обычно используют почтовый ящик, полученный у провайдера при подключении к Сети. Это тоже довольно надежный ящик, доступ к которому будете иметь только вы и никто другой. Но вот использовать личный ящик для регистрации на малознакомых форумах, чатах, а также давать неизвестно кому - нельзя. Для этого подойдет бесплатный ящик, открыть который можно на любом более или менее популярном сайте. Такие услуги сейчас предлагают Yandex.ru, Mail.ru, Hotbox.ru, Newmail.ru и другие. Современный бесплатный ящик имеет достаточный размер - около 20 Мб, хотя и не претендует на абсолютную надежность и безопасность. В дополнение к этому на некоторых сайтах, как, например, на http://www.newmail.ru, есть возможность разместить и свою персональную страничку с форумами, счетчиком, гостевой. А заполнится спамом - можно просто удалить без серьезных последствий, что не сделаешь, к примеру, с корпоративным.

В Сети все равны. Но несмотря на это, активность с любого почтового ящика можно без труда проследить. Достаточно просто ввести его полный адрес в поисковую строку того же Yandex.ru, нажать "поиск" - и вот уже перед вами весь список ваших деловых контактов. Обычно эта информация берется поисковой системой с тех же деловых форумов, досок объявлений, со страниц персональных сайтов. Поэтому есть смысл проверить, а что может выдать поисковая машина на такой ваш запрос? Таким же образом можно узнать интересную информацию о деловых партнерах (любимые ресурсы, где общаются, где размещают в Сети свои деловые предложения, хобби и увлечения), а также сотрудниках. Поэтому, размещая свой адрес на каком-либо сайте, учитывайте, что этот же сайт может запросто выскочить в поисковой системе.

Netiquette

Сложное слово переводится как "сетикет" и означает неписаные правила, принятые в Интернете. Их довольно много, но можно выделить основные, в том числе и для электронной почты. Так что же предлагает сетикет для e-mail?

Как все знают, любое сообщение начинается с заголовка (темы). Он должен быть кратким и информативным. Не рекомендуется в теме письма употреблять такие слова, как "купи", "продай", "заработай", "бесплатно" и им подобные. Ведь они так часто встречаются в письмах спамеров, что большинство современных почтовых фильтров корреспонденцию с такими заголовками не пропускают, а сразу удаляют без всяких предупреждений. И ваше письмо может запросто не дойти до адресата.

Начинать письмо принято с приветствия к получателю. Обычно в нем указывается имя человека, которому вы пишете: "Здравствуйте, Иван Иванович". Если же вы не знаете, как зовут вашего собеседника, можно просто написать "Здравствуйте", "Добрый день", "Дорогой коллега". От основного текста приветствие отделяется пустой строкой для большей наглядности.

Согласно нормам сетикета, текст сообщения должен быть кратким и ясным - согласитесь, довольно размытое требование. Зато с грамматической стороны все должно быть точно и правильно. Ошибки в письме начальника смотрятся так же плохо, как и жирное пятно на шикарном красном галстуке. Для выхода из ситуации в большинстве почтовых программ есть функция автоматической проверки орфографии перед отправкой сообщения. Если в вашем почтовом клиенте таковая присутствует, ее нужно обязательно активировать. И пусть на проверку будет затрачено немного времени, зато не придется потом краснеть за досадную описку в имени или фамилии адресата. Особо не рекомендуется использовать в тексте только БОЛЬШИЕ БУКВЫ. Это воспринимается как резкий крик и крайняя форма неуважения к получателю. Читать такой текст очень трудно: в мешанине заглавных букв сложно сориентироваться и найти нужную информацию. Если же подобным образом выделять отдельные слова, то они не впишутся в общий фон сообщения. И деловое предложение, потеряв серьезность, превратиться в сплошные базарные выкрики.

Отвечая на пришедшее письмо, принято цитировать некоторые его отрывки. Ведь человек, который вам его прислал, мог и забыть, о чем конкретно говорилось в его сообщении. Цитируемые фразы специально выделяются: в каждой строке в начале ставится символ ">" и оставляются пустые строки до и после цитаты. Кстати, на ответ неписаная традиция дает вам ровно 24 часа - достаточно, чтобы все обдумать. Если же вы присылаете письмо с запозданием, сетевой этикет требует включать в текст сообщения фразу с извинениями: "Прошу прощения за запоздавший ответ. Ваше предложение...". Есть еще и так называемое "правило трех": если за короткий период вы обменялись с контрагентом тремя сообщениями, в следующий раз лучше все-таки ему позвонить.

В конце сообщения традиционно размещается подпись. По правилам приличия она должна занимать не более пяти строк. Обычно подпись начинается с таких фраз, как "С уважением", "Искренне Ваш", и содержит ваши имя и фамилию, наименование организации, где вы работаете, и занимаемую вами должность, ваши телефон, адрес и иногда адрес личной странички в Интернете, если таковая есть. Подписи обычно используются для официальных сообщений и при первом контакте. В дальнейшем, отвечая на сообщения коллег и партнеров, можно просто в конце письма указывать свои инициалы. Ведь человек, написавший вам, наверняка знает, кому пишет, и еще раз напоминать ему эту информацию вряд ли имеет смысл.

Важное значение имеет и размер сообщения. Не все используют в работе лучшие модемы, присоединенные к лучшим телефонным линиям, и даже те, кто имеет, не хотят получать одно сообщение по пять-десять минут: и денег это стоит, и на нервы действует. Поэтому чем меньше ваше письмо, тем лучше. Кстати, самыми маленькими являются письма в текстовом формате. По этим же причинам строго не рекомендуется вкладывать какие-либо файлы без получения согласия от получателя. Если размер вложенных файлов превышает 200 Кб, по нормам сетевого этикета об этом нужно дополнительно сообщать адресату. Вспомните: нередко на просьбу прислать просто прайс менеджеры отдела продаж вкладывают в ответ и изображения рекламных буклетов, в результате чего "простой прайс" раздувается до мегабайта и больше - для получателя это будет плохим сюрпризом. Иногда, правда, в сообщения допускается вкладывать свою электронную визитную карточку. Но последняя, мало того что несет в себе действительно полезную информацию, еще и весит меньше килобайта и на скорость получения письма практически не влияет.

Подлинным открытием электронной почты стали смайлики - специальные значки, призванные сделать общение в Интернете менее формальным. Они выражают ваше отношение к написанному от бурной радости до "улыбки шефа". Смайликов придумано более пятидесяти, но действительно популярных и используемых не больше пяти-шести:

:-) или :) - улыбка
:))) - смех
;-) или ;) - ирония, сарказм
:-( или :( - огорчение, обида
%-) - я уже перед монитором более суток
:*) - я пьян

Другие (не все) можно увидеть в приведенной таблице или полный вариант на странице http://setiket.by.ru/smileys.html. Прежде чем использовать в послании смайлик, нужно убедиться, что собеседник знает об их существовании. Если же ваш собеседник сам их активно использует, нет препятствий и вам последовать его примеру. Смайлик-улыбка - хороший знак :-) Есть в E-mail и общепринятые сокращения. Все знают, что "плз" переводится как пожалуйста, "Емеля" или "мыло" (более распространенный вариант) - электронная почта. В англоязычных странах таких аббревиатур принято сотни, некоторые из них используют и в России. Если вдруг в пришедшем к вам сообщении присутствуют непонятные слова типа AFAIK или CYO, то можно смело идти на страницу http://setiket.by.ru/abbrev.html, где есть расшифровки наиболее популярных сокращений. Так AFAIK в переводе с английского значит "насколько я знаю", а CYO - "встретимся в Сети". Употреблять эти сочетания также нужно лишь после того, как вы убедитесь: ваш собеседник знает об их существовании и вас понимает.

И последнее правило, о котором так часто забывают и долго потом сожалеют: бегло взглянуть на поле "кому" перед щелчком на кнопке "Отправить". Очень легко послать сообщение не тому человеку, а вот вернуть - невозможно.

Outlook для жизни

Всеобщее преобладание операционной системы Windows на компьютерах пользователей обеспечила популярность еще одной небольшой, но удобной программе - Outlook Express, призванной сделать работу с почтой приятной и простой. Outlook - один из самых мощных почтовых клиентов. Но, несмотря на это, к программе существует множество приятных утилит, найти и скачать которые без труда можно в Сети. Здесь же будет рассказано только о стандартных функциях почтового клиента. Надо отметить, что все нижесказанное может относиться в той или иной степени и к большинству ее аналогов. Так что, освоив Outlook, можно быстро освоить и другую почтовую программу.

Работа с любой программой начинается с настройки ее интерфейса. В Outlook Express прежде всего это относится к созданию удобной структуры папок. Помимо основных папок "Входящие", "Исходящие", "Отправленные", "Удаленные" и "Черновики" выгодно создать еще и вложенные. Для входящих сообщений это могут быть "Новости", "Бизнес" и "Личное". Для создания папки, вложенной в основную папку "Входящие", нужно просто выделить главную папку, нажать правую кнопку мыши и во всплывшем меню выбрать "Создать папку...".

Естественно, без настройки специальных фильтров все письма будут по-прежнему скопом поступать во "Входящие". Поэтому следующим шагом будет создание правил для почтовых сообщений. Сделать это можно по адресу: "Сервис" - "Правила для сообщений" - "Почта..." В диалоговом окне выбираем "Создать...", и открывается новое окно "Создать правило для почты". Здесь можно задать параметры для сортировки по отправителям, теме и даже словам в тексте. Нужные письма можно удалять, автоматически перемещать в заданную папку при получении, выделять цветом... В общем, недалеко и до создания собственного "черного списка" отправителей наряду с "белым". Многие, кстати, так и делают. Ну а в случае чего письма можно без проблем перемещать из папки в папку, для чего следует просто выделить нужное сообщение, нажать правую кнопку мыши, и во всплывшем меню выбрать "Переместить в папку..." или "Скопировать в папку...".

Рассмотрим небольшой пример. У нас есть папка "Бизнес", вложенная в папку "Входящие". Чтобы отсортировать входящие сообщения, во-первых, задаем сортировку по адресатам, в результате чего письма начальства и коллег точно попадут в нужную нам папку. Помимо этого для сообщений босса задаем особый, красный цвет. Теперь заголовки поступивших от начальника писем будут окрашены в красный цвет. Попробуй такое не заметить! Кроме этого можно настроить сортировку по теме и тексту, создав для всех сообщений, содержащих ключевые слова "деловое предложение", правило автоматически поступать в ту же папку "Бизнес". И большая часть деловых писем (хотя и не все, а только содержащие в своем тексте заданные нами ключевые слова) от неизвестных отправителей опять-таки попадут в заданную папку. Для быстрого выделения очень важного сообщения без настроек фильтра тоже есть функция. Для этого надо щелкнуть левой кнопкой мышки слева от конвертика сообщения - там сразу же появится небольшой флажок, убрать который можно опять-таки щелчком мышки.

Много интересного находится и по адресу "Сервис" - "Параметры". Здесь, в частности, на вкладке "Правописание" можно настроить автоматическую проверку орфографии перед отправкой сообщений. Если вы работаете в офисе, то на вкладке "Общие" лучше снять флажок с параметра "Звуковое уведомление при получении новых сообщений", так как разного рода трели могут нервировать находящихся рядом коллег, да и вас отвлекать от работы. О приходе нового сообщения вам все равно подскажет всплывающий в правом нижнем углу экрана конвертик.

Здесь же, на вкладке "Подписи" можно настроить автоматическую подстановку ваших данных в конце исходящих сообщений. Для каждой учетной записи можно создать только одну подпись. Единственное, что рекомендуют делать при создании новой подписи, - оставлять включенным флажок "Не добавлять подпись к ответам и пересылаемым сообщениям". В этом есть смысл: человек, пославший вам сообщение, уже знает, кому он написал, и добавлять в ответ свои данные будет излишне. Можно просто подписаться инициалами, к примеру, "С.В." без упоминаний всех званий и наград.

Интересная возможность - создание электронной визитной карточки. Для этого нужно иметь свои личные данные в адресной книге. В меню "Сервис" следует выбрать "Адресная книга". В новом окне выделить запись со своими данными. Затем в меню "Файл" нажать на "Экспорт" - "Визитная карточка (Vcard)..." и сохранить файл с вашими данными в нужном вам месте. Обычно в электронной визитке заполняются поля ФИО, E-mail, телефон и факс, естественно, с кодом вашего города, название и адрес компании, где вы работаете, и занимаемая должность. Это необходимый минимум. Визитная карточка весит 200-300 байт - в три раза меньше килобайта. Поэтому ее без проблем можно вкладывать в сообщения для придания им большей солидности. Получатель же без труда сможет импортировать данные вашей визитки в свою адресную книгу.

Можно, конечно, выделить свое сообщение и менее сложным образом. В окне "Создать сообщение" щелкнуть по кнопке "Важность", и ваше письмо станет отображаться с внушительным знаком восклицания. Таким приемом пользуются редко, и потому он сейчас эффективно работает.

Вместо эпилога

Как работать с электронной почтой - личное дело каждого. Но вот недооценивать электронные сообщения вряд ли стоит. Помимо того факта, что это самый демократичный и дешевый вид международной (!) связи, следует заметить и то, что в развитых странах электронное сообщение равносильно официальному документу. За умышленное уничтожение корреспонденции человек может ответить в суде! В новейших программных разработках внедряются функции запрещения распечатки полученных электронных писем. Причем круг лиц, которые могут прочитать сообщение, регулирует отправитель. Кроме этого, можно запретить пересылать сообщение. Все эти функции, к примеру, уже воплощены в новом офисном пакете компании Microsoft. А если уж сама Microsoft занялась вопросами, как принято сейчас называть, "управления правами на информацию" - то, значит, это действительно нужно.

Смайлики

:-) Улыбка
:-( Мрачное выражение лица. Лицо огорченного или обиженного человека
:-I Говорит о безразличии ко всему происходящему
:-> Резкая, чем-то недовольная улыбка
:-E Злость
:-* Лицо услышавшего что-то глупое и дурацкое. Девушки, если вы увидите этот смайлик по отношению к вам, то знайте, что вас очень хотят поцеловать
:-? Непонимание чего-либо
:-P Улыбка с показыванием языка
:-D Громкий смех
:-X Я молчу
:-/ Скептическое выражение лица
|-O Зевающий человек
%-)"Я уже перед монитором более суток "
:-o Удивление
B-) Улыбка человека в очках
|-I "Я сплю" (выражение скуки)
:-$ "Держу рот на замке "
8-) Улыбка с выпученными глазами
:-d Улыбка с ухмылкой
:-# Сдержанная улыбка
:-{ Улыбка человека с усами
:-\ Нерешительное или несмелое высказывание или же сильное удивление
:-] Тупая улыбка
8-| Сильное разочарование
C=:-) Улыбка шефа
:*) "Я пьян"



статьи
статьи
 / 
новости
новости
 / 
контакты
контакты