16+
ComputerPrice
НА ГЛАВНУЮ СТАТЬИ НОВОСТИ О НАС




Яндекс цитирования


Версия для печати

Модуль поиска не установлен.

2007 Microsoft Office System: важнейшие системы в продукте

05.08.2007

Тихон Баранов

Основная цель улучшений в новом офисном пакете от Microsoft, а именно высокая производительность, обусловлена, прежде всего, такими процессами, как продвижение проекта, создание документов, выполнение задач, назначенных в планировщике, и т.п. От того, насколько высока ваша (или вашего отдела или компании) продуктивность в работе, - причем, независимо от того, кем вы являетесь: руководителем крупной компании или единоличным владельцем фирмы, работающим в офисе без сотрудников, - зависит ваша способность преодолевать препятствия...

Данная статья - о двух важных системах, помогающих поддерживать продуктивность использования 2007 Microsoft Office System. Замолвим слово о системе справки, во-первых, а во-вторых, осветим те улучшения в методах завершения и защиты документов, которые наблюдаем в 2007 Microsoft Office System.

Система справки в версии 2007 удалена с панели задач и теперь незамедлительно связывает пользователей с расширенными и усовершенствованными ресурсами. Улучшения в методах завершения и защиты документов обеспечивают целый ряд способов разграничения доступа пользователей к документам и степени доступа, определяющей, какие элементы пользователи могут изменять, открывать для общего доступа, а также, могут ли они распечатывать принимаемые файлы.

Улучшенная система справки

Всем известно чувство разочарования от системы справки в программном обеспечении, которая, по обыкновению, проблем пользователей не решает. Не решает не потому, что справка бесполезна. Просто те пользователи, которые к ней обращаются, это, как правило, согласно статистике, продвинутые пользователи. Такие пользователи хотят быстро выяснить, чего не хватает, что не работает или не помогает. При обращении именно к справке довольно сильно огорчает тот факт, что им приходится нажимать F1 и просматривать справочный материал в поиске необходимой помощи.

Итак, где же необходима система справки? Справка необходима тогда, когда ни в одном из других ресурсов невозможно найти необходимый материал, чтобы преодолеть проблему; если вся надежда на справку, то она должна быстро выдавать необходимый ответ.

Администраторы могут организовать хорошую систему справки в виде первой линии службы поддержки пользователей, не имеющих опыта работы с приложением Microsoft Office. Краткое введение в систему справки - это набор способов устранения неполадок, которые экономят для компании время и деньги, что были бы потрачены на поиск ответа, находящегося на расстоянии нескольких щелчков мыши. Справочный ресурс, отвечающий требованиям пользователей, независимо от того, где они находятся, и представляющий детальные сведения (начиная от простого названия инструмента (подсказки ToolTip) и заканчивая статьями, шаблонами, группами новостей, видеоматериалами и тренингами), обеспечивает постоянную поддержку там, где другие самостоятельные приложения, по большой части, беспомощны.

Изменения в системе справки релиза 2007

Изменения касаются, прежде всего, качества обработки вопроса пользователя и быстроты ответа на него. Имеется область просмотра справки, обеспечивающая поиск, отображение и сохранение справочной информации, которую пытается получить пользователь.

В окне Help релиза Office 2007 панель инструментов содержит уже знакомые средства навигации: кнопки Back, Forward и Stop, а также новую команду Refresh (Обновить), предназначенную для обновления содержимого окна по мере необходимости. Инструмент Application Home (сайт приложения) позволяет осуществить доступ к дополнительной информации, связанной с используемой в данный момент программой.

Четыре дополнительных инструмента помогают искать и просматривать справочную информацию, а также сохраняют найденный материал. Кнопка ТОС (Содержание) позволяет отобразить перечень тем справки, связанных с текущим приложением, инструмент Text Size (Размер текста) позволяет увеличить (или уменьшить) размер текста в окне Help, инструмент Print выводит на печать содержимое текущего окна, а кнопка Pin (Скрепка) позволяет "закрепить" текущую страницу справки в открытом состоянии так, чтобы к ней можно было обращаться во время работы.

Клавиша F1 вернулась в ряды инструментов Microsoft Office. По словам Майла Келли, в версии 2003 эта возможность не была реализована по технической причине, которую устранили.

Использование подсказок Super Tooltip

Новый дизайн Microsoft Office System обеспечил простоту работы и наличие опций и инструментов, нужных для выполнения текущей задачи. Подсказки Super Tooltip являют собой новый метод получения контекстной справки, не занимающей много места на экране.

Подсказки Super Tooltip предоставляют больше информации, чем обычные подсказки (отображающие только название инструмента на месте указателя мыши). Несмотря на то, что подсказки отображаются для всех инструментов в интерфейсе Office 2007, подсказки Super Tooltips используются только для тех элементов, которые требуют более подробного описания, например такой элемент, как Format Painter (Формат по образцу).

Разработчики системы справки в релизе 2007 внедрили подсказки Super Tooltip в качестве недостающего звена между интерфейсом и справкой. Подсказки Super Tooltip предоставляют не только развернутое описание, контекстные вкладки и даже изображения, но также ссылаются на систему справки, благодаря чему, нажав клавишу F1, можно получить более детальную информацию по данной конкретной команде. По окончании работы с подсказкой Super Tooltip щелкните вне ее окна, чтобы закрыть подсказку.

Хороший пример работы подсказки Super Tooltip можно увидеть, рассмотрев выключатель диалоговых окон. Чтобы не гадать, приведет ли щелчок на выключателе диалогового окна в правом нижнем углу набора команд к появлению нужного диалогового окна, разместите указатель мыши над выключателем, и подсказка Super Tooltip покажет, какое диалоговое окно откроется при щелчке на выключателе.

Данная возможность предварительного просмотра диалогового окна сокращает работу как минимум на один щелчок мыши (и исключает возможные неудобства при открытии двух или трех диалоговых окон в поисках нужного).

Защита файлов

Позади осталось время, когда идея о том, что в один прекрасный день все люди смогут работать сообща для достижения результатов, считалась чем-то из области фантастики, как, впрочем, и термин "глобальное рабочее пространство". Сегодня, однако, реальна работа с группами пользователей по всему миру, связь с информационными центрами на различных континентах, обмен файлами (или работаем совместно в общем рабочем пространстве в Интернете) для реализации коллективных проектов и презентаций.

Все вышеперечисленное - неоценимый вклад в благополучие малых и крупных компаний - тем не менее, требующее повышенного внимания к защите важных документов. Пользователи должны быть уверены, что создаваемые ими документы попадают в нужные руки, а компании - что их секреты недоступны злоумышленникам. Специалистам в области информации необходим метод разграничения доступа, обуславливающий наличие или отсутствие прав на изменение, печать или отправку полученных документов у тех или иных лиц. Независимо от размеров организации, повышение уровня безопасности файлов и функций защиты Microsoft Office System обеспечивает дополнительный уровень защищенности создаваемых и распространяемых материалов.

Завершение и защита файлов

В Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007 меню File содержит новую команду Finish (Подготовить), предоставляющую набор возможностей по защите завершаемых документов, рабочих листов и презентаций. Рассмотрим краткое описание некоторых из этих возможностей.

- Опция Properties позволяет вводить идентификационную информацию об открытом файле, включая имя автора, ключевые слова, тему и прочее.

- С помощью опции Inspect Document (Инспектор документов) можно осуществлять поиск и удаление любой личной или конфиденциальной информации в документе перед его распространением.

- Выберите опцию Restrict Permission (Ограничить разрешения), чтобы настроить и осуществлять контроль доступа к вашим файлам других пользователей.

- Выберите опцию Add A Digital Signature (Добавить цифровую подпись), чтобы присоединить к документу скрытую подпись, отображаемую только авторизованным получателям.

- Используйте опцию Mark As Final (Пометить как окончательный), чтобы сохранить доступную только для чтения версию файла во избежание изменения документа его получателями.

- Опция Compatibility Checker (Проверка совместимости), имеющаяся в подменю Finish (подготовить), позволяет проверить текущий документ на предмет совместимости данной версии файла с другими версиями программы.

Удаление личной и частной информации из файла

Инструмент Inspect Document (Инспектор документов - доступен в Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007) осуществляет в файле поиск информации, которая могла быть случайно включена в законченный документ. При выборе пункта Finish (Подготовить) и затем Document (Инспектор документов) в меню File появляется окно Inspect Document (Инспектор документов) со следующими опциями:

- примечания (проверка документа на наличие примечаний и рукописных примечаний);

- свойства документа и личные сведения (проверка документа на наличие скрытых метаданных и личных сведений);

- настраиваемые XML-данные (поиск настраиваемых XML-данных в документе);

- невидимое содержимое на слайде (проверка презентации на наличие объектов, которые не видны, поскольку отформатированы как невидимые. Это не относится к объектам, закрытым другими объектами);

- содержимое вне слайда (проверка презентации на наличие объектов, которые не являются видимыми, поскольку находятся за пределами области слайда). Это не относится к объектам с эффектом анимации;

- заметки к презентации (поиск заметок докладчика в презентации).

После нажатия кнопки Inspect (Проверить) начинается оценка документа, после которой отображается окно с результатами проверки. Чтобы удалить информацию, нажмите кнопку Remove All для любого элемента, который следует удалить; после этого нажмите кнопку Reinspect (повторить проверку), чтобы еще раз проверить документ. Повторяйте эти действия до тех пор, пока документ не примет требуемый вид.

Добавление цифровой подписи

Цифровая подпись, также называемая цифровым идентификатором, представляет собой электронный идентификатор, аутентифицирующий документ и подтверждающий достоверность его источника. Для добавления цифровой подписи в файлы, создаваемые в Microsoft Office System, необходимо либо подписаться на цифровой идентификатор от партнера Microsoft, либо создать его самостоятельно.

Итак, нам очевидно, что в современном мире, в котором информационные технологии в значительной степени проникли во все сферы жизнедеятельности человека, главным образом актуальны решения по оптимизации и повышению безопасности тех приложений, которые автоматизируют деятельность предприятий, обрабатывают конфиденциальные бизнес-данные, пересылают данные через Интернет, то есть приложений, от которых зависят продуктивность (высокая производительность) работы, и, как следствие, успешность в бизнесе, вне зависимости от размеров вашего предприятия. Специалисты Microsoft предлагают нам достигать продуктивности вместе с новой разработкой, 2007 Microsoft Office System, и вам самим предстоит определить, насколько хорошо им удается решать свои цели и задачи...

В статье использованы материалы сайта http://www.microsoft.com и конференции "Платформа 2007. Определяя будущее".



статьи
статьи
 / 
новости
новости
 / 
контакты
контакты